Neretai prie dokumentų tenka dirbti kolektyviai – nuolat reikia kažką pataisyti, pakeisti. Kyla sumaištis, dokumentai dingsta, vienas darbuotojas nežino apie savo kolegos priimtus užsakymus, klientui atiduotas prekes. Kaip to išvengti? Nepamirškime, kad jau XXI a. ir „Flinstounų“ laikai seniai pasibaigė.

Dokumentų tvarkymo sistema

Globalūs prekybiniai ryšiai, nuolat didėjantis dokumentų srautas skatina verslo įmones kurti informacines sistemas, kurios aprėptų visą bendrovės komercinių dokumentų kontrolę. Didelius informacijos srautus sunku valdyti ir kontroliuoti, neturint vieningos sistemos, todėl UAB „Penkių kontinentų bankinės technologijos“ sukūrė universalią komercinės informacijos apdorojimo ir tvarkymo sistemą PDS (products, documents, service – produktų, dokumentų, paslaugų sistema), skirtą įvairiems komerciniams dokumentams tvarkyti. Programa sudaryta iš kelių posistemių: Produktai, Dokumentai, Klasifikatorius, Vartotojai, Priėjimo prie informacijos kontrolės sistema ir kt. Kodėl reikėtų rinktis PDS? Ši sistema veikia internete ir yra skirta užsakymų, pardavimų ir garantinės priežiūros informacijai kaupti bei analizuoti. Tai patogi verslo organizavimo priemonė, leidžianti sutaupyti laiko ir darbo išteklių. Neretai darbui su vienu dokumentu įmonės direktorius, vadybininkas ar kitas darbuotojas sugaišta keletą valandų. Dirbant su PDS daugelis procesų vyksta automatiškai. Sistema yra visiškai automatizuota, todėl pildant dokumentus (sąskaitas,važtaraščius, produktų sąrašus ir kt.) nereikia papildomai rinkti duomenų apie kompaniją, produktą ir jo kodą – sistema automatiškai pateikia informaciją. Palyginti su šiuo metu paplitusia elektronine klientų santykių vadybos – CRM („Customer Relationship Management“) koncepcija, PDS jungia gerokai daugiau verslo valdymo aspektų. Neretai prie dokumentų tenka dirbti kolektyviai – nuolat reikia kažką pataisyti, pakeisti. Dirbant PDS tai atlikti kur kas paprasčiau, kadangi visi dokumentai yra sujungti į grandinę, todėl apie pakeitimus iš karto sužino visi tos grandies žmonės. Be to, visos grandys sujungtos į vieningą sistemą. Kokioms įmonėms tikslinga naudotis PDS? Komercinių dokumentų tvarkymo sistema naudotis itin paprasta – pakanka pagrindinių kompiuterio raštingumo žinių. Sistema veikia internete, todėl vartotojų neriboja nei laikas, nei vieta. Jie gali apdoroti neribotą informacijos srautą. Ši sistema gali būti pritaikoma bet kokio tipo bendrovėse, kurios vykdo komercinę veiklą ir griežtą bendrovės komercinės dokumentacijos kontrolę. Pažymėtina, kad su PDS ypač patogu dirbti bendrovėms, turinčioms platintojų tinklus skirtingose šalyse, firmoms besiverčiančiomis perpardavinėjimais ir įvairių gaminių surinkimais (baldų gamintojams, kompiuterių surinkėjams, automobilių remontininkams ir panašiai). Sistemoje įdiegtas konfigūratorius atlieka visą gaminio ar produkto (pvz., kompiuterio arba baldo) surinkimo seką. Tai padeda išvengti daugelio klaidų, pavyzdžiui, užsakovas nori pirkti seifo spyną, tačiau jos tinka ne visiems seifo modeliams. Spynų įvairovė didžiulė, kaip jas atrinkti? Sistemos administratorius įrašo į duomenų bazę duomenis apie visas spynas ir jas priskiria prie tam tikrų seifų modelių, todėl vartotojas, kompiuteriu surinkęs seifo kodą, gaus tik jam tinkančių spynų sąrašą.Toks klasifikavimo principas leidžia per dvi minutes parengti naują komercinį pasiūlymą, nustatant tikslias galutinio produkto kainas. PDS leidžia greitai apskaičiuoti atskirų produktų kainas ir bendrą užsakymo/pirkimo kainą. Tos pačios ataskaitos gali būti pateiktos ir skirtingais pjūviais: pagal produktus, bendroves, šalis, laikotarpius, galutinius vartotojus, dokumento statusą, kiekius, kainas ir t. t. Šiuo metu PDS naudojasi daugiau nei 100 nuolatinių verslo vartotojų. Tarp jų – kompanijos „Wincor Nixdorf“ iš Vokietijos, „IBS Group“ iš Kazachstano, „Renome“ iš Ukrainos, „Tieto Enator Financial Solutions“ iš Latvijos ir daugelis kitų. Bendrovės, besinaudojančios šia valdymo sistema, jau pajuto jos teikiamą naudą: ženkliai sutrumpėja laikas, skirtas komerciniams dokumentams tvarkyti, prekėms užsakyti ir parduoti. Ar saugu duomenis laikyti ir siųsti PDS? Informacijos pasiekimo sistemoje neriboja vieta ir laikas, tačiau griežtai ribojamos jo teisės. Netgi toje pačioje bendrovėje dirbantys skirtingi asmenys gali turėti skirtingas priėjimo prie sistemos teises. Sistema leidžia automatiškai elektroniniu paštu susisiekti su platintojais, vesti prisijungimų statistiką, greitai parengti užsakymus ir pasiūlymus ir kt. Nepaisant didelio duomenų srauto ir netgi to, kad sistema veikia internete, visa joje esanti informacija yra visiškai saugi, kadangi vartotojai suskirstyti į atskiras grupes, veikia griežta vartotojų vardų ir slaptažodžių sistema. Kiekviena įmonė, įdiegusi PDS sistemą, be programuotojo pagalbos gali vartotojams suteikti norimas priėjimo prie sistemos teises. Vadybininkai gali tvarkyti tik jiems administratoriaus priskirtus dokumentus, tuo tarpu įmonės vadovas gali stebėti ir kontroliuoti visas grupes, t. y. matyti visų vadybininkų užsakymus, atliktus pervedimus, firmos skolininkus ir t. t. Firmos vadovas kontroliuoti savo verslą gali iš įvairių pasaulio vietų; vienintelis įrankis reikalingas sistemai – interneto ryšys. UAB „Penki kontinentai“ ir jos partneriai sistema naudojasi nuo 2000 metų. Per dvejus metus niekam nepavyko įsilaužti i šią sistemą ir pavogti konfidencialią firmos informaciją. Ko reikia, norint įdiegti PDS savo įmonėje? Norint įdiegti PDS sistemą, reikia turėti SQL arba „Windows 2000“ serverį. Jeigu jo neturite, UAB „Penkių kontinentų“ interneto centras už tam tikrą mokestį serverį išnuomos. Belieka susisiekti su UAB „Penkių kontinentų bankinių technologijų“ darbuotojais ir užsisakyti PDS sistemą. Sistema pagal įmonės veiklą bus specialiai pritaikyta jos poreikiams. Vėliau ją prižiūrėti ir tvarkyti galės vienas firmos administratorius. Jums beliks pasirinkti kompetentingus darbuotojus ir darbo eigoje operatyvumu galėsite stebinti savo verslo partnerius. PDS visiškai atitinka šiuolaikinius logistikos reikalavimus. Tai, kad sistema lengvai veikia internete, lemia jos sėkmę ir unikalų paplitimą. Nauji dokumentai lengvai kuriami, o suklysti neleidžia pati sistema. Pernai ji jau pateko į asociacijos „InfoBalt“ paskelbtą geriausių informacinės visuomenės technologijų gaminių dešimtuką. Šiemet, dalyvaujant Lietuvos pramonininkų konfederacijai, ji buvo pristatyta parodų „Baldai 2002“ ir „AgroBalt 2002“ dalyviams.