Lyginant su šiuo metu paplitusia elektronine klientų santykių vadybos – CRM („Customer Relationship Management“) koncepcija, PDS apjungia žymiai daugiau verslo valdymo aspektų.
Globalūs prekybiniai ryšiai, nuolat didėjantis dokumentų srautas skatina verslo įmones kurti informacines sistemas, kurios aprėptų visą bendrovės komercinių dokumentų kontrolę. Šios programos turi leisti pagal konkrečius užsakymus konfigūruoti produktų modulius ir kiekius.
Bendrovė
„Penki kontinentai“ sukūrė universalią sistemą PDS (products, documents, service – produktų, dokumentų, paslaugų sistemą), skirtą komerciniams dokumentams tvarkyti.
PDS – tai komercinės informacijos apdorojimo ir tvarkymo sistema, veikianti
internete. Ji skirta užsakymų, pardavimų ir garantinio aptarnavimo informacijai kaupti ir analizuoti. Tai patogi verslo organizavimo priemonė, leidžianti sutaupyti laiko ir išteklių. Neretai darbui su vienu dokumentu įmonės direktorius, vadybininkas ar kitas darbuotojas sugaišta keletą valandų. Dirbant su PDS daugelis procesų vyksta automatiškai. Palyginti su šiuo metu paplitusia elektronine klientų santykių vadybos – CRM („Customer Relationship Management“) koncepcija, PDS jungia gerokai daugiau verslo valdymo aspektų.
PDS naudojimo galimybės itin plačios. Sistema gali veikti globaliai, neribojama nei laiko, nei vietos. Ji gali apdoroti neribotą informacijos kiekį, gali būti pritaikoma bet kokio tipo bendrovėse, kurios vykdo komercinę veiklą ir griežtą bendrovės komercinės dokumentacijos kontrolę. Produktų tipas taip pat nėra apibrėžtas. Pažymėtina, kad su PDS ypač patogu dirbti bendrovėms, turinčioms platintojų tinklus. Programa sudaryta iš kelių posistemių: Produktai, Dokumentai, Klasifikatorius, Vartotojai, Priėjimo prie informacijos kontrolės sistema ir kt.
Bendrovės, besinaudojančios šia valdymo sistema, jau pajuto jos teikiamą naudą: sistema iki sumažina laiką, skirtą komerciniams dokumentams tvarkyti, prekėms užsakyti ir parduoti, sudaro kelių lygių ataskaitas bendrovių vadovams, pirktų ir parduotų prekių finansinius dokumentus buhalteriams, prekių užsakymo dokumentus pardavimo vadybininkams, sandėlyje esančių prekių sąrašus platintojams ir t.t. PDS leidžia greitai apskaičiuoti atskirų produktų kainas ir bendrą užsakymo/pirkimo kainą. Tos pačios ataskaitos gali būti pateiktos ir skirtingais pjūviais: pagal produktus, bendroves, šalis, laikotarpius, galutinius vartotojus, dokumento statusą, kiekius, kainas ir t. t.
Kaip jau minėjome, priėjimo prie informacijos sistemoje neriboja vieta ir laikas, tačiau griežtai ribojamos jo teisės. Netgi toje pačioje bendrovėje dirbantys skirtingi asmenys gali turėti skirtingas priėjimo prie sistemoms teises.
Sistema leidžia automatiškai elektroniniu paštu susisiekti su platintojais, vesti prisijungimų statistiką, greitai parengti užsakymus ir pasiūlymus ir kt. Nepaisant didelio duomenų srauto ir netgi to, kad sistema veikia internete, visa joje esanti informacija yra visiškai saugi. Visi vartotojai suskirstyti į atskiras grupes, veikia griežta vartotojų vardų ir slaptažodžių sistema.
PDS visiškai atitinka šiuolaikinius logistikos reikalavimus. Tai, kad sistema lengvai veikia internete, lemia jos sėkmę ir unikalų paplitimą. Ji paprasta, ja lengva naudotis, nes tai nereikalauja papildomų kompiuterinių žinių. Nauji dokumentai lengvai kuriami, o suklysti neleidžia pati sistema.
Pirmą kartą rinkoje PDS pasirodė 2000 m spalio 1 dieną. Pernai ji jau pateko į asociacijos
„Infobalt“ paskelbtą geriausių informacinės visuomenės technologijų gaminių dešimtuką. Šiemet, dalyvaujant Lietuvos pramonininkų konfederacijai, ji buvo pristatyta parodų
„Baldai 2002“ ir
„AgroBalt 2002“ dalyviams.
Šiuo metu PDS naudojasi daugiau, negu 100 nuolatinių verslo vartotojų. Tarp jų – kompanijos „Wincor Nixdorf“ iš Vokietijos, „IBS Group“ iš Kazachstano, „Renome“ iš Ukrainos, „Tieto Enator Financial Solutions“ iš Latvijos ir daugelis kitų.