Naujajame amžiuje vis daugiau rimtų firmų įdiegia portalus - pasekmės akivaizdžios ir neabejotinai naudingos.

Jei gerai įsižiūrėtumėte, suprastumėte, kad portalai padeda vartotojams pasiekti įvairių organizacijų informaciją ir paslaugas... Tačiau mažiau žinoma yra tai, kad portalai naudojami vidinei organizacijos struktūrai ir procesams tvarkyti. Jie suartina nutolusius padalinius ir dukterines firmas, sumažina arba išvis panaikina „popierinę informaciją“ ir padidina organizacijos darbuotojų efektyvumą. Galima sakyti, kad portalai suteikia vartotojams ir darbuotojams galimybę naudotis centralizuotais (universaliais) informacijos ištekliais.

Kalifornijoje įsikūrusi „Hewlett Packard“ nusprendė įdiegti darbuotojų ir vartotojų pagalbos portalą. Kelis mėnesius portalas dirbo taip sėkmingai, kad „Hewlett Packard“ nusprendė uždaryti pagalbos skambučių liniją… Po metų kompanija paskelbė, kad naujasis (integruotas į darbuotojus) tinklapis sutaupė jai 50 milijonų dolerių (vien pirmaisiais metais), o pats portalas kainavo tik 20 milijonų.

„Whirlpool“ naudojo portalą tam, kad sumažintų užsakymų kaštus (užsakymai paštu kainuoja daugiau, negu internetu). Taigi IBM technologijos portalas padėjo „Whirlpool“ sutaupyti apie 80 procentų lėšų skirtų užsakymams vykdyti. Be to, naujasis kompanijos kūrinys vykdė ir registravo užsakymus automatiškai, todėl „Whirlpool“ be jokių papildomų darbuotojų padidino pardavimus nuo 7 iki 10 milijardų dolerių.

Panaši situacija atsitiko ir „Toshiba America“. Naujas portalas (elektroninė prekyvietė) padėjo kompanijai beprotiškai padidinti pardavimus per pastaruosius 18 mėnesių ir sutaupyti beveik 110 milijonų dolerių…

Taigi, kaip matote, portalų nauda yra neabejotina. „Delphi Group“ tyrimų grupė nustatė, kad investicijos skirtos portalams, per trejus metus grįžta pelno pavidalu (pelnas būna keturis – septynis kartus didesnis už pradines investicijas!). Tačiau analitikai nepataria kompanijoms iš karto pulti kurti sudėtingų projektų, kuriems įgyvendinti prireikia nuo pusės iki poros metų. Portalas turi būti kuriamas tik tuomet, kai tam yra rimtų priežasčių ar poreikių – taip sutaupysite dar daugiau pinigų ir išteklių. Dauguma populiariųjų portalų yra išsirutulioję iš padalinių tinklapių ar šiaip kokių nors pagalbinių informacijos sankaupų. Vėliau, šiems kūriniams sulaukus didesnio pasisekimo, kompanijos nusprendė juos išplėsti.

Daugelis kompanijų naudojasi universaliais portalais, tokiais, kurie atlieka daugiau negu vieną funkciją ir turi daugelį paskirčių. Portalas, sakykim, gali jungti visus kompanijos padalinius ir organizacijos frančizių savininkus, teikti darbuotojams visą reikalingą informaciją ir tarnauti kaip elektroninė prekyvietė. Tačiau portalo sėkmė priklauso tik nuo to, kaip ir su kokiu tikslu jis kuriamas.

„Whirlpool“, pavyzdžiui, pirmiausia pritaikė kompanijos portalą partneriams ir tik neseniai pradėjo palaipsniui ruošti jį darbuotojams – tai reikalauja daug pastangų ir strateginio mąstymo. Pirmasis kūrimo etapas siejo „Whirlpool“ naujienas, darbuotojų elektroninį paštą, darbotvarkę, bendradarbiavimo ir pokalbių kambarius, vidinės komunikacijos priemones. Kitas etapas bus daug sudėtingesnis ir sies daugiau duomenų perdavimo priemonių.

Po tikrai sėkmingo sezono „Toshiba America“ irgi ruošiasi patobulinti savo portalą, kuris yra kol kas skirtas tik klientams. „Toshiba America“ sugebėjo sumažinti skambučių į pagalbos linijas skaičių, nes dauguma patarimų ir sprendimų buvo paskelbti tinkle. Taigi, pamačiusi, kad portalas iš tiesų teikia didžiulę naudą, kompanija nusprendė įdiegti dar vieną naujovę – įdėti ir visą, su darbuotojais susijusią, informaciją į portalą („Toshiba America“ bandys pertvarkyti portalą – nuo šiol jis parems ne tik klientus, bet ir darbuotojus).

Visos minėtos kompanijos sutinka, kad tinkamai paruoštas portalas geriau paskirstys informaciją ir padidins jos vartojimo efektyvumą, tuo pat, metu mažindamas išlaidas ir keldamas pagrindinius verslo rodiklius.

Jim Haney iš „Whirlpool“ sako, kad portalas yra vienintelis naujoviškas kelias į rinką. Kompanija, kurianti portalą nuosekliai, po truputį tobulindama jį, gali pastebėti privalumus geriau negu ta, kuri iš karto stengiasi atlikti visą darbą. Dirbant tinkle geriau matomi visų darbuotojų rodikliai, užduočių atlikimo laikas ir būdas. Darbas pasauliniame tinkle panaikina darbų cikliškumą ir kasdieninę rutiną (mat tie darbai atliekami automatizuotai), todėl daugiau laiko lieka svarbiems projektams ir planams tobulinti. Visas šis procesas tik pagreitina klientų aptarnavimą ir sutaupo begalę laiko… Taigi susimąstykite, ar Jūsų bendrovei nereikia portalo?

** Jei norite susikurti bendrovės interneto tinklapį ar el. parduotuvę, verta pasidomėti automatine tinklapių struktūros ir turinio tvarkymo sistema „I-manager“ ir el. prekybos sistema „Trade-manager“.