Электронные архивы — относительно новая область знания, лежащая на стыке информационных технологий, документооборота, бизнес-процессов и других сфер деятельности

Электронные хранилища (архивы) — относительно новая область знания, лежащая на стыке информационных технологий, документооборота, бизнес-процессов и других сфер деятельности. Управление электронными архивами выделяется в отдельную дисциплину — Electronic Records Management (ERM). Что такое электронные архивы? С давних времен люди пользуются архивами. Настенные росписи в египетских пирамидах уже были своего рода архивом. В течение тысяч лет принцип архивного дела не менялся —коллекция бумажных документов занимала все больше и больше места. Даже в хорошо организованном архиве 3% документов размещены неправильно, 7% документов утеряны, 60% документов не востребованы, «забыты». Поиск документа занимает до 10 дней, причем каждый десятый запрашиваемый документ так и не находится. Как следствие — наиболее ценные документы просто перестают поступать в пользование из-за угрозы их утраты, стоимость хранения информации на бумажных носителях растет. В наши дни развитие информационных технологий привело к появлению нового вида программно-аппаратных комплексов — электронных архивов. Электронный архив обеспечивает функции по работе с электронными документами, аналогичные функциям бумажного архива по отношению к бумажным документам, но выполняемые с большей производительностью и лучшим качеством. Он предоставляет дополнительные по сравнению с бумажным архивом функции за счет электронной природы хранимых документов и применения информационных технологий. В перспективе это позволит полностью отказаться от бумажных архивов. Электронные хранилища документов могут создаваться отдельно или в составе систем электронного документооборота. Например, электронное хранилище "Кодекс" работает под управлением программного сервера "Кодекс-Сервер", обеспечивающего доступ к документам с помощью браузера, поисковый сервис, администрирование баз данных, реализацию интерфейсов доступа к хранилищу ОDBC, HTTP. В дополнение к "Кодекс-Серверу" предлагается автоматизированная технология архивирования документов, интегрированная с продуктами MS Office (Система подготовки документов "Кодекс") и система "Кодекс-Мастер" для создания функциональных приложений по работе с хранилищами документов. Несколько слов о практических применениях электронных хранилищ. В Великобритании полиции позволено оставлять записи о ДНК подозреваемых, отпечатки пальцев, а также прочие, используемые криминалистами, данные. Палата лордов поддержала ранее принятое судами решение об отклонении требования удалить из полицейских баз данные двух человек, оправданных судом по предъявленным им обвинениям. Закон, принятый в 2001 году, позволил полиции формировать базу данных на все идентификационные параметры задержанных лиц, что уже значительно упростило расследования последних лет. Основным аргументом, повлиявшим на решение палаты лордов, стала не только возможность полиции найти виновных благодаря имеющимся в базе данным, но и защитить невиновных, благодаря той же базе данных. Например, предъявление требований взыскать с родителя ребенка алименты может быть легко отклонено при обнаружении в базе ДНК родителя, не "совпавшего" с ДНК ребенка (если предполагаемый отец на деле родителем не является). Истцы, требовавшие убрать их данные из полицейских баз, намерены оспорить решение палаты лордов. Два университета США начали создание электронного депозитория для хранения электронных сообщений и свидельств, касающихся атаки террористов на Нью-Йорк и Вашингтон. Открытие проекта, названного "Цифровой архив 11 сентября", приурочено к прошедшим шести месяцам после трагических событий. 11 сентября более 100 миллионов человек воспользовались электронной почтой, чтобы выразить поддержку, сочувствие, гнев, шок. В последующем тысячи воспоминаний и историй были задокументированы в электронном виде. Это сообщения в конференциях, цифровые снимки, записи чатов и многое другое. Российская компания «Рексофт» успешно завершила первый этап проекта по внедрению системы электронного документооборота на базе платформы Documentum 5i в НОМОС-БАНКе. В рамках реализуемой банком стратегии по развитию внутренней ИТ-инфраструктуры еще в 2003 году было принято решение о переходе на безбумажные технологии работы с документами и внедрении промышленной системы электронного документооборота. В результате открытого тендера, проведенного НОМОС-БАНКом в конце 2003 - начале 2004 года, в качестве основы для построения электронного хранилища документов и автоматизации делопроизводственных процессов был выбран продукт Documentum 5i, а в качестве внедренца – компания «Рексофт». В апреле-мае 2004 года был реализован первый этап проекта. Завершение всех работ по проекту и ввод системы в промышленную эксплуатацию намечены на конец 2004 года.