Одна из крупнейших ИТ-компаний в Литве «Konica Minolta Baltia» и Центр цифровой сертификации (ЦЦС) воплотили в жизнь общий проект, позволяющий полностью отказаться от бумажного документооборота по НДС.

Компании, внедрившие решение по обработке и архивированию документов «Konica Minolta», смогут ускорить процессы налогообложения  предприятий, так как с 1 января 2013 года вступают в силу новые положения закона «О налоге на добавленную стоимость», связанную с выставлением электронных счетов-фактур. С унификацией требований к бумажным и электронным счетам-фактурам, обычный счёт-фактура, пересылаемый по электронной почте, уже сможет приравниваться к электронному и расцениваться как бумажный, поэтому будет легче архивировать такие счета, их не придётся распечатывать и сохранять в бумажной форме.

Электронные счета-фактуры будут обладать такой же юридической силой, как и бумажные. Поэтому важно обеспечить исполнение требований правовых актов ЕС и Литвы, т. е.  аутентичность и целостность. Данные требования обеспечит решение ЦЦС для электронной подписи. Отказавшись от бумажных и начав использовать  электронные счета-фактуры, предприятия смогут сэкономить, уменьшая расходы на бумажный и печатный архив.  

После перехода к электронным счетам-фактурам, порядок их выставления внутри фирмы практически не изменится. Сгенерировав электронный счёт в системе учета, нужно будет лишь подписать его безопасной электронной подписью  и выслать получателю заранее обговорённым обеими сторонами электронным способом (например, эл. письмом) и сохранить счёт-фактуру в архиве электронных документов. Счета в этом архиве сохраняются с абсолютно распознаваемым содержанием, поэтому их поиск можно осуществить не только по названию, поставщику, коду товара, но и по тому, какой товар указан в счёте.    

«Для компании, начавшей использовать электронные счета-фактуры – это большой шаг вперёд. Тогда ей удаётся избежать более дорогостоящего и больше временных затрат требующего обмена, архивирования бумажных документов и переходит к более быстрым и значительно более дешёвым B2B финансовым сделкам, сразу интегрированным с бухгалтерскими программами и программами управления бизнесом. Предлагаемые программные решения являются гибкими, поэтому все процессы согласовываются индивидуально, в зависимости от  специфики деятельности предприятия и потребностей», — говорит старший ИТ-менеджер Евгений Шахов.

«Электронная подпись обеспечивает аутентичность и целостность документов. Счёт-фактуру, подписанный безопасной электронной подписью, с использованием ЦЦС решения, в электронном архиве сможет сохранить как его составитель, так и получатель. Это значительно экономит не только время, но и расходы на печать, пересылку и архивирование. Счета-фактуры – лишь один из документов, циркулирующих на предприятии, поэтому ту же технологию предприятия смогут использовать и шире. Инвестиции на внедрение такого решения невелики, быстро окупаются, поэтому к электронным документам переходят не только крупные предприятия, но и предприятия малого и среднего бизнеса», — говорит коммерческий директор ЦЦС Эдгар Дадашов.