COVID-19 pandemijai užvaldžius visą pasaulį, vis daugiau bendrovių nuotoliniu būdu ėmė organizuoti ne tik savo veiklą, bet ir savo seminarus bei tarptautinius renginius.

Technologijų renginių organizatorės „Bizzabo“ tyrimo duomenimis, 2020 m. 63 proc. renginių dėl COVID-19 ribojimų vyko virtualiu būdu. 93 proc. organizatorių atsakė, kad planuoja investuoti į virtualius renginius.

„Penkių kontinentų“ įmonių grupė 2019 m. dalyvavo daugiau nei 20-yje tarptautinių konferencijų bei parodų ir dar beveik tiek pat mokymų. Tik 2,5 proc. iš jų buvo dalyvaujama virtualiai. 2020-aisiais renginių, kuriuose dalyvauta virtualiai, procentas išaugo iki 80 proc., o imant periodą, kai Lietuvoje paskelbtas karantinas ‒ 100 proc.

Anot grupės įmonės „Penkių kontinentų bankinės technologijos“ (BS/2) projektų vadovės Loretos Valinčienės, priešpandeminiu laikotarpiu nuotoliniu būdu teko organizuoti tik vidinius susitikimus tarp centrinės įmonės būstinės Vilniuje ir antrinių įmonių kitose šalyse. Karantinui sutrikdžius planus vykti į tarptautinius renginius ir patiems juos organizuoti, teko išbandyti virtualių renginių formatą. 2020-aisiais bei šių metų pradžioje BS/2 surengė jau 7 tarptautinius vebinarus ir vienus nuotolinius atestacijos mokymus, po kurių dalyviams suteikti sertifikatai. Įmonės atstovai dalyvavo 16-oje vebinarų bei dviejose stambiose tarptautinėse parodose-konferencijose. 2020 m. ribojimai nesutrukdė BS/2 užmegzti bendradarbiavimo su naujais partneriais iš tolimųjų šalių ‒ Namibijos, Nigerijos, Burundžio, Mianmaro ir kitų pasaulio šalių.

Ar virtualūs renginiai pasiteisina? Ar jie gali atstoti realius? Paanalizuokime jų privalumus ir trūkumus.

Užburianti virtuali realybė ir noras viską pačiupinėti

Šiuolaikinės technologinės priemonės padeda pristatyti prekes ir paslaugas ne ką prasčiau, nei gyvai. Panaudota įspūdinga grafika, vizualizacijos, 3D efektai, papildomoji realybė kartais sužavi dar labiau nei gyvas produktas. Iš kitos pusės, prieš kažką įsigydami, vis dar norime pačiupinėti savo rankomis.

„Pernai rudenį dalyvavome RBR organizuotoje tarptautinėje Azijos regiono konferencijoje „Self-Service Banking Asia 2020“, kur mūsų programinės įrangos pardavimo vadovas Vilius Gofmanas kartu su partneriu Cao Ba Thu iš Vietnamo įmonės „BSI Technology“ skaitė pranešimą „Bankomatų saugumo ir ginčų sprendimo patirtis populiariausiuose Vietnamo bankuose (angl. „ATM Security & Dispute Resolution excellence for top banks in Vietnam“).

Šiemet sausio pabaigoje dalyvavome Azerbaidžano bankų asociacijos organizuotame renginyje „GBM Fintex Summit Online 2021“. Abu renginiai vyko virtualiai, abiejuose turėjome virtualius stendus, kuriuose savo produktus pristatėme demonstruodami vaizdo filmus,  grafinę medžiagą ir bendraudami per vaizdo pokalbių programą su visais susidomėjusiais. Žinoma, žmonės įpratę viską pačiupinėti gyvai, ypač, kai tai apčiuopiami dalykai, pvz., bankomatai su į juos įdiegta mūsų programine įranga, kurią norisi išmėginti gyvai patiems. Taigi galime tik pasidžiaugti tuo, kad ne tik savo pagrindinėje būstinėje Vilniuje, bet ir dar 7-iose šalyse esame įkūrę įmones, kuriose įrengtuose demonstraciniuose kambariuose galima gyvai apžiūrėti naujausią bankinę įrangą ir joje veikiančius programinius sprendimus, jeigu jie sudomino virtualiame renginyje. Demonstracinius kambarius esame įdiegę ir mūsų programinės įrangos platinimo partnerių patalpose, stengiamės pasiūlyti kuo daugiau galimybių ir vietų išmėginti mūsų sprendimus“, ‒ pasakoja  BS/2 atstovė.

Neribotas dalyvių skaičius, platesnė auditorija

RBR vyresnioji konferencijų ir reklamos vadovė Amanda Hardy teigia, kad vienas iš esminių virtualių renginių privalumų yra tai, kad juose gali dalyvauti daugiau dalyvių, netgi iš tolimiausių šalių.

RBR rengtoje konferencijoje „Self-Service Banking Asia 2020“ dalyvavo daugiau bankų atstovų, nei anksčiau: net 400 bankų atstovų iš 100 šalių. Iki tol šiame renginyje dalyvių skaičius neperkopdavo 350-ies.

Šį privalumą pastebi ir Loreta Valinčienė: „Virtualiose konferencijose dalyvavo kur kas daugiau mūsų darbuotojų, nei jų būtų galėję nuvykti, jei renginys būtų vykęs įprastu formatu. Kai kurie nebūtų galėję dalyvauti dėl darbo krūvio, o dabar netgi tie darbuotojai, kurie renginio dienomis turėjo kitų svarbių darbų, galėjo rasti laiko išklausyti dominantį pranešimą ar užsukti trumpam pabendrauti su klientais į jų virtualius stendus“.

Dalyvių skaičių renginyje riboja ir pasirinktos patalpos dydis, taip pat stendų reikalavimai. Parodų organizatoriai paprastai riboja dalyvių skaičių stenduose, priklausomai nuo stendo dydžio, t.y., egzistuoja reikalavimai, pagal kuriuos tam tikrame plote gali būti tam tikras skaičius žmonių. Virtualus renginio formatas neriboja nei vietos, nei dalyvių skaičiaus.

 „Bizzabo“ tyrimas rodo, kad didžioji dauguma (80,2 proc.) renginių organizatorių virtualiais renginiais sugebėjo pasiekti platesnę auditoriją.

 „Dar vienas virtualios parodos privalumas, kad jos dalyviams galime pateikti tikslų apsilankymų stenduose skaičių. Įprastai vykstančioje parodoje suskaičiuoti lankytojus yra sudėtingiau ir rodikliai nėra tokie tikslūs“, ‒ pastebi RBR atstovė.

Renginys be pabaigos

Neretai pasitaiko, kad gyvai organizuojamų renginių metu dalyviai nespėja išklausyti visų pranešimų, peržiūrėti visų stenduose demonstruojamų produktų, koją pakiša skubėjimas ir laiko stoka. Virtualių renginių privalumas ‒ neribotas laikas ir individualus dėmesys kiekvienam. Tokios parodos dalyviui sudaromos komfortiškos sąlygos asmeniškai gauti informaciją jam patogiu metu. Tiesa, netgi vykstant renginiui įprastu formatu, po jo neretai pateikiama įrašyta vaizdo medžiaga, taigi renginys įgyja mišrų formatą.

„Mūsų virtualius renginius galima užsisakyti peržiūrėti visą mėnesį, todėl dalyviai gali bet kada dar kartą grįžti ir aplankyti dalyvių virtualius stendus, peržiūrėti pranešimus jiems patogiu laiku“, ‒ sako RBR atstovė Amanda Hardy.

Virtualių renginių naudą jau tikrai pastebėjo ne vienas, todėl tikėtina, kad net ir išėjus iš pandemijos sąlygų, organizatoriai atsižvelgs į jų privalumus ir ims rengti mišraus formato renginius.

„Bizzabo“ duomenimis, 97 proc. renginių rinkodaros specialistų mano, kad 2021 m. įvyks daugiau mišraus formato renginių. Daugiau nei pusė (54 proc.) organizacijų atsakė, kad didins savo rengiamų vebinarų skaičių.

Nors kai kuriuose kraštuose, pvz., Sakartvele, kur BS/2 turi įsteigusi antrinę įmonę, verslininkams ypač svarbus tiesioginis gyvas bendravimas, tačiau ir jie pamažu pripažįsta virtualaus bendravimo privalumus.

„Deja, distancinis formatas nesuteikia galimybės pabendrauti akis į akį, pajusti renginio energetikos. Tokiam renginiui daug reikšmės turi techninės galimybės ir interneto ryšio savybės. Vis dėl to džiaugiamės, kad pandemijos sąlygomis pavyko sėkmingai surengti tradicinį „Fintex Summit“, kad ir virtualioje erdvėje.  Per dvi dienas virtualią parodą aplankė beveik 5 000 lankytojų iš 45 šalių, pranešimus skaitė 60 pranešėjų iš įvairių tarptautinių įmonių. Po renginio gavome daug teigiamų atsiliepimų ‒ dalyviai įvertino galimybę pasidalinti savo patirtimi, aplankyti daugiau nei 50 virtualių stendų“, ‒ pasakoja Azerbaidžano bankų asociacijos direktorius Yunus Abdulov.

Dalyvavimas tarptautiniuose renginiuose, taip pat ir virtualiuose, yra vienas iš efektyviausių produktų demonstravimo būdų. Iš vienos pusės, tai galimybė ištirti rinką ir pasaulines tendencijas, iš kitos ‒ pranešti apie save ir sustiprinti bendradarbiavimą su partneriais.